Asesoría Jurídica Responde: «Plazos de conservación de documentos en comunidades de propietarios»

Reproducimos en este post, una de las consultas jurídicas de nuestros asociados, resuelta esta semana por el servicio jurídico de APETI.

 

PREGUNTA:

Con respecto a las comunidades de propietarios, ¿cuánto tiempo máximo se conservan los documentos?.

 

RESPUESTA:

En una comunidad de propietarios no existe un plazo máximo único para “todos” los documentos: el tiempo de conservación depende del tipo de documento y de su utilidad/obligación legal que le sea exigible, pero siempre conforme al principio de limitación del plazo de conservación del RGPD.

 Documentación de juntas (convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones) Debe conservarse 5 años. Es una obligación legal del secretario. (LPH art.19.4): Por tanto, el plazo de conservación de la documentación de la comunidad de propietarios dependerá, a efectos del cumplimiento de la normativa de protección de datos, del tipo de documento de que se trate. Nos referimos en cualquier caso a documentación que incluya datos personales. En términos generales, las convocatorias de juntas, comunicaciones, apoderamientos y todos los documentos relacionados con las juntas de propietarios se deben conservar durante 5 años. Esta responsabilidad recae en el secretario (LPH art.19.4).

Por tanto, y a efectos del cumplimiento de la normativa de protección de datos, la legitimidad para conservar dichos documentos y los datos personales incluidos en los mismos siempre dependerá del motivo en que pueda solicitarse dicha información:

El plazo general para conservar documentación fiscal en España es de 4 años, según la Ley General Tributaria. Sin embargo, la normativa mercantil exige guardarlos durante 6 años. Para cumplir con ambas leyes, se recomienda conservar facturas y justificantes un mínimo de 6 años

Actas de juntas: Como “documentos relacionados con las juntas”, su conservación se alinea con esos 5 años, pero el libro de actas recoge el histórico de los acuerdos de comunidad y es conveniente conservarlos por acuerdos que puedan ser aplicables Por ello cuando las actas están integradas en el libro de actas, el libro no tiene plazo máximo en la LPH y debe conservarse indefinidamente (validez permanente).

Documentación con datos personales: Ni el RGPD ni la LOPD establecen plazos máximos expresos para la conservación de datos personales de los propietarios u otros datos que se traten en el ámbito de la propiedad horizontal. No obstante, debemos tener en cuenta que sí establece el RGPD una limitación temporal, a nivel general, en el tratamiento de los datos (incluida su conservación) (RGPD art.5) y deben ser :mantenidos de forma que se permita la identificación de los interesados durante no más tiempo del necesario para los fines del tratamiento de los datos personales; los datos personales podrán conservarse durante períodos más largos siempre que se traten exclusivamente con fines de archivo en interés público, fines de investigación científica o histórica o fines estadísticos, de conformidad con el art. 89, apartado 1, sin perjuicio de la aplicación de las medidas técnicas y organizativas apropiadas que impone el presente Reglamento a fin de proteger los derechos y libertades del interesado («limitación del plazo de conservación» y tratados de tal manera que se garantice una seguridad adecuada de los datos personales, incluida la protección contra el tratamiento no autorizado o ilícito y contra su pérdida, destrucción o daño accidental, mediante la aplicación de medidas técnicas u organizativas apropiadas («integridad y confidencialidad»).

El límite temporal general viene determinado por el tiempo de utilidad o por el cumplimiento de los plazos previstos en las leyes aplicables para dicha conservación. Hay que tener en cuenta que ciertos documentos relativos a la gestión de la comunidad de propietarios, y que incluyen datos personales, deben ser conservados durante un periodo de tiempo establecido por Ley. El cumplimiento de estos plazos legales es lo que legitimará su conservación pero normalmente están asociados al funcionamiento de la propia Comunidad por lo que debe conservarse mientras las personas formen parte de la comunidad y no facilitarse salvo casos de previa justificación.